Tata Kelola Pengadaan barang tidak baku untuk Efisiensi Operasional ITB

Tata Kelola Pengadaan barang tidak baku untuk Efisiensi Operasional ITB

PROSEDUR OPERASI STANDAR PENGADAAN BARANG TIDAK BAKU

Oleh: WDS FITB

Untuk mendukung misi ITB, tata kelola pengadaan perlu memastikan bahwa setiap belanja benar-benar memperkuat keunggulan riset dan pembelajaran, menjaga efisiensi anggaran, serta mendorong keberlanjutan melalui penghematan energi. Pada saat yang sama, proses pengadaan harus mendukung layanan akademik yang andal, misalnya ketersediaan infrastruktur digital, peralatan laboratorium, dan dukungan operasional yang tepat waktu. Sebagai tambahan, perbaikan tata kelola ini juga berkontribusi pada reputasi institusi dan pemeringkatan global.

Sebagai langkah operasional, ITB telah memberlakukan Prosedur Operasional Standar (POS) Nomor 143/IT1.B12/OT/2026 mengenai Pengajuan Pengadaan Barang Tidak Baku. Regulasi ini hadir agar setiap pengadaan yang bersifat khusus tetap dapat dipertanggungjawabkan secara teknis dan anggaran.

Efisiensi Belanja dan Energi sebagai Prioritas

Efisiensi bukanlah upaya untuk menghambat pengadaan, melainkan memastikan bahwa setiap investasi benar-benar mendukung reputasi global ITB. Fokus utama dalam kebijakan ini mencakup:

• Efisiensi Belanja: Melalui verifikasi anggaran yang proporsional, universitas memastikan dana dialokasikan pada barang yang memiliki dampak langsung pada output kegiatan unit.
• Efisiensi Energi: Barang-barang seperti unit Air Conditioner (AC) dan server merupakan konsumen energi utama di lingkungan kampus. Prosedur ini mewajibkan verifikasi teknis agar perangkat yang dibeli memiliki efisiensi daya yang optimal.

Kategori Barang yang Memerlukan Persetujuan Khusus

Sesuai dengan lampiran POS, beberapa kategori barang yang masuk dalam pengawasan khusus ini meliputi:

• Server.
• Gawai (Gadget) atau perangkat elektronik praktis.
• Penyejuk ruangan (*Air Conditioner/*AC).
• Kendaraan Bermotor.
• Pengembangan Sistem informasi.

Prosedur dan Estimasi Waktu Pengajuan

Proses administrasi ini dilakukan oleh Tim Admin FITB melalui sistem SiRendu dan Oracle Fusion dengan pembagian peran sebagai berikut:

• Tahap Pengusulan: Unit kerja atau fakultas menyusun dokumen KAK atau TOR yang menjelaskan urgensi dan spesifikasi barang.
• Verifikasi Teknis: Direktorat Sarana, Prasarana, dan Sistem Informasi meninjau kompatibilitas dan standar teknis selama 5 hari kerja.
• Verifikasi Anggaran: Direktorat Perencanaan memvalidasi kewajaran nilai belanja dalam waktu 2 hari kerja.
• Persetujuan Akhir: Wakil Rektor (WRURK) menerbitkan surat persetujuan belanja dalam 1 hari kerja.

Langkah Tindak Lanjut

Bagi Bapak dan Ibu yang merencanakan pengadaan dalam kategori di atas, diharapkan dapat segera berkoordinasi dengan tim administrasi (bisa via WDS) untuk menyiapkan justifikasi yang kuat. Keberhasilan prosedur ini ditandai dengan terdaftarnya master item baru yang memungkinkan proses Purchase Order (PO) dilakukan secara lancar.

Mari kita bersinergi untuk mengoptimalkan aset dan sumber daya FITB.